Statul de plată serveşte ca document pentru calculul sumelor datorate salariaţilor de către angajator, precum și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate, care demonstrează plata respectivelor drepturi salariale către angajat.

În Codul Muncii (Legea nr. 53/2003) nu găsim o definiție explicită a statului de plată. 

Ce este statul de plată?

Din interpretarea art. 168 alin.(1) din Codul Muncii putem trage concluzia că statul de plată constituie documentul pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum și înscrisul doveditor al plății salariului: „Plata salariului se dovedește prin semnarea statelor de plată (…)”. 

Totuși, statul de plată nu este singurul document justificativ ce poate demonstra efectuarea plății către salariatul îndreptățit, după cum o arată același articol din Codul Muncii.

Statul de plată mai este denumit și stat de salarii, sintagmă pe care o găsim inclusiv în acte normative.

Statul de plată nu trebuie confundat cu fluturașul de salarii.   

Scopul întocmirii statului de plată

Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, în vigoare de la 01 ianuarie 2016, privind documentele financiar-contabile (text publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 910 din 9 decembrie 2015) precizează, la rândul său că statul de plată (menționat în acest caz drept statul de salarii) serveşte ca:

• document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

În același act normativ se mai precizează că statul de salarii se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, a certificatelor medicale etc..

Statul de salarii se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii. În condiţiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative şi documentele contabile) – deci și statele de salarii sunt întocmite şi preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situaţii trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalităţi de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi aprobat, după caz, efectuarea operaţiunilor respective.

Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.

În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul (precum statele de salarii), documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv. 

Statele de plată, precum și celelalte documente justificative se păstrează și se arhivează de către angajator în aceleași condiții și termene ca în cazul actelor contabile, conform legii.

Elementele principale ale statului de plată

Statul de plată, fiind un document justificativ va trebui să cuprindă toate elementele prevăzute pentru astfel de acte. 

Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 arată că documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

De asemenea, în cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.

Prin urmare, statul de salarii trebuie să conțină în mod obligatoriu următoarele elemente:

• impozitul calculat și reținut;
• deduceri suplimentare;
• venitul net;
• contribuția pentru asigurări sociale de sănătate;
• contribuția individuală de asigurări sociale;
• numele și prenumele salariaților;
• denumirea unității, secției, serviciului etc.;
• denumirea formularului; întocmit pentru lună, anul;
• venitul brut;
• contribuția individuală la bugetul asigurărilor pentru șomaj;
• cheltuieli profesionale;
• deducere personală de bază;
• venitul bază de calcul;
• salariul net.

Atenție!

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate (inclusiv statele de salarii) angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Totodată, statele de plată pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care acestea furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.

Statele de plată se păstrează și se arhivează de către angajator în aceleași condiții și termene ca în cazul actelor contabile, conform legii, respectiv pe o perioadă de 50 de ani.